JAPANESE FOR WORK IN JAPAN ・ UNIT 8 ・ LESSON 3

Basic Phone Phrases

電話でんわの基本表現きほんひょうげん — Practical Japanese for office communication

⏱️ About 10-15 min ／ 📊 Level: Beginner (N4-N3) ／ 🗣️ Listening + Speaking

🎯 Lesson Goal

In this lesson, you will practice basic phone phrases in a realistic office situation.

You will learn how to:

  • Use the main pattern for please wait a moment.
  • Start the conversation politely
  • Give or confirm one clear detail
  • Respond after receiving an answer
  • Avoid a common workplace misunderstanding

💬 Workplace Dialogue

Situation: Maria answers a workplace phone call and takes a short message.

Scene 1: The Workplace Situation

マリア
お電話でんわありがとうございます。HH Japanでございます。
Thank you for calling. This is HH Japan.
田中たなか
田中たなかと申もうします。佐藤さとうさんはいらっしゃいますか。
My name is Tanaka. Is Sato-san available?
マリア
佐藤さとうですね。少々しょうしょうお待まちください。
Sato-san, correct? Please wait a moment.
マリア
申もうし訳わけありません。佐藤さとうはただいま席せきを外はずしております。
I am sorry. Sato is away from the desk.

Scene 2: Confirming the Next Step

田中たなか
では、折おり返かえしをお願ねがいできますか。
Then could you ask for a return call?
マリア
承知しょうちしました。お電話番号でんわばんごうをお願ねがいします。
Understood. May I have your phone number?
田中たなか
090-1234-5678です。
It is 090-1234-5678.
マリア
確認かくにんいたしました。佐藤さとうから折おり返かえしお電話でんわします。
Confirmed. Sato will call you back.

🔑 Key Phrases

少々しょうしょうお待まちください。

  • Meaning: Please wait a moment.
  • Use: Ask a caller to hold.
ただいま席せきを外はずしております。

  • Meaning: The person is away from the desk.
  • Use: Explain unavailability politely.
お名前なまえをお願ねがいします。

  • Meaning: May I have your name?
  • Use: Ask for caller information.
お電話番号でんわばんごうをお願ねがいします。

  • Meaning: May I have your phone number?
  • Use: Take a callback number.
折おり返かえしお電話でんわします。

  • Meaning: We will call you back.
  • Use: Promise the next phone action.

🧭 How to Use

A. A safe workplace flow

  1. Start with 「すみません」 or the person’s name.
  2. Say 「少々しょうしょうお待まちください。」.
  3. Add one useful detail.
  4. Listen, confirm, and say 「わかりました」.

B. Choose the right pattern

Situation Safe expression
Please wait a moment. 少々しょうしょうお待まちください。
The person is away from the desk. ただいま席せきを外はずしております。
May I have your name? お名前なまえをお願ねがいします。
May I have your phone number? お電話番号でんわばんごうをお願ねがいします。

C. Common Mistake

Common Mistake Do not stay silent or act when an important detail is unclear. Keep the message short, friendly, and suitable for the relationship.

D. Workplace note

  • Listen to the other person’s reply before adding another question.
  • Use a calm tone and choose a more polite form for supervisors or customers.

✏️ Practice

Practice A: Choose the Best Expression

1. You want to say: “Please wait a moment.” a. 少々しょうしょうお待まちください。 b. お名前なまえをお願ねがいします。 c. じゃあね。

2. You want to say: “The person is away from the desk.” a. ただいま席せきを外はずしております。 b. お電話番号でんわばんごうをお願ねがいします。 c. じゃあね。

3. You want to say: “May I have your name?” a. お名前なまえをお願ねがいします。 b. 折おり返かえしお電話でんわします。 c. じゃあね。

Show Answers
  1. a | 2. a | 3. a

Practice B: Complete the Dialogue

A: すみません。________________________。

B: はい。

A: ただいま席せきを外はずしております。

B: わかりました。

Show Answers

少々しょうしょうお待まちください。

Practice C: Use a Safer Workplace Expression

  1. わからない。 → ________________________
  2. Say politely: “The person is away from the desk.” → ________________________
  3. Say politely: “May I have your name?” → ________________________
Show Answers
  1. すみません、よくわかりません。 | 2. ただいま席せきを外はずしております。 | 3. お名前なまえをお願ねがいします。

Practice D: Role-Play

Practice the office situation from the dialogue.

You: Get the other person’s attention and explain the situation. Partner: Give an answer or instruction. You: Confirm the next action and close politely.

⭐ Natural Japanese Upgrade

Upgrade 1

  • BASIC – 待まってください。
  • MORE POLITE / FORMAL – 少々しょうしょうお待まちください。

Upgrade 2

  • BASIC – いません。
  • MORE POLITE / FORMAL – ただいま席せきを外はずしております。

✅ Mini Review

Remember these safe expressions:

  • 少々しょうしょうお待まちください。 — Please wait a moment.
  • ただいま席せきを外はずしております。 — The person is away from the desk.
  • お名前なまえをお願ねがいします。 — May I have your name?
  • お電話番号でんわばんごうをお願ねがいします。 — May I have your phone number?
  • 折おり返かえしお電話でんわします。 — We will call you back.

The safest pattern: Get attention → say 「少々しょうしょうお待まちください。」 → add one detail → confirm the next action.

FAQ

Q. Is 「少々しょうしょうお待まちください。」 polite enough at work?

Yes. It is a safe standard expression for coworkers and supervisors when used with a calm tone.

Q. What should I do if I still do not understand?

Ask one shorter question. You can also say 「すみません、もう一度いちどお願ねがいします」.

Q. Should I confirm the answer?

Yes. Repeat the key action, time, place, or person, then say 「わかりました」.

🗣️ Practice Ideas

  1. Practice the dialogue with a different office task.
  2. Change one detail and practice a short follow-up question.

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