Basic Phone Phrases

In this lesson, you will practice basic phone phrases in a realistic office situation.

You will learn how to:

• Use the main pattern for please wait a moment.
• Start the conversation politely
• Give or confirm one clear detail
• Respond after receiving an answer
• Avoid a common workplace misunderstanding

Situation: Maria answers a workplace phone call and takes a short message.

少々しょうしょうお待まちください。

• Meaning: Please wait a moment.
• Use: Ask a caller to hold.

ただいま席せきを外はずしております。

• Meaning: The person is away from the desk.
• Use: Explain unavailability politely.

お名前なまえをお願ねがいします。

• Meaning: May I have your name?
• Use: Ask for caller information.

お電話番号でんわばんごうをお願ねがいします。

• Meaning: May I have your phone number?
• Use: Take a callback number.

折おり返かえしお電話でんわします。

• Meaning: We will call you back.
• Use: Promise the next phone action.

Situation	Safe expression
Please wait a moment.	少々しょうしょうお待まちください。
The person is away from the desk.	ただいま席せきを外はずしております。
May I have your name?	お名前なまえをお願ねがいします。
May I have your phone number?	お電話番号でんわばんごうをお願ねがいします。

Common Mistake Do not stay silent or act when an important detail is unclear. Keep the message short, friendly, and suitable for the relationship.

Practice A: Choose the Best Expression

1. You want to say: “Please wait a moment.” a. 少々しょうしょうお待まちください。 b. お名前なまえをお願ねがいします。 c. じゃあね。

2. You want to say: “The person is away from the desk.” a. ただいま席せきを外はずしております。 b. お電話番号でんわばんごうをお願ねがいします。 c. じゃあね。

3. You want to say: “May I have your name?” a. お名前なまえをお願ねがいします。 b. 折おり返かえしお電話でんわします。 c. じゃあね。

Show Answers

1. a | 2. a | 3. a

Practice B: Complete the Dialogue

A: すみません。________________________。

B: はい。

A: ただいま席せきを外はずしております。

B: わかりました。

Show Answers

少々しょうしょうお待まちください。

Practice C: Use a Safer Workplace Expression

1. わからない。 → ________________________
2. Say politely: “The person is away from the desk.” → ________________________
3. Say politely: “May I have your name?” → ________________________

Show Answers

1. すみません、よくわかりません。 | 2. ただいま席せきを外はずしております。 | 3. お名前なまえをお願ねがいします。

Practice D: Role-Play

Practice the office situation from the dialogue.

You: Get the other person’s attention and explain the situation. Partner: Give an answer or instruction. You: Confirm the next action and close politely.

Remember these safe expressions:

• 少々しょうしょうお待まちください。 — Please wait a moment.
• ただいま席せきを外はずしております。 — The person is away from the desk.
• お名前なまえをお願ねがいします。 — May I have your name?
• お電話番号でんわばんごうをお願ねがいします。 — May I have your phone number?
• 折おり返かえしお電話でんわします。 — We will call you back.

The safest pattern: Get attention → say 「少々しょうしょうお待まちください。」 → add one detail → confirm the next action.

Q. Is 「少々しょうしょうお待まちください。」 polite enough at work?

Q. What should I do if I still do not understand?

Q. Should I confirm the answer?