JAPANESE FOR WORK IN JAPAN ・ UNIT 8 ・ LESSON 4

Unit Practice & Review

メール・チャット・電話でんわの総合そうごう練習れんしゅう — Practical Japanese for office communication

⏱️ About 10-15 min ／ 📊 Level: Beginner (N4-N3) ／ 🗣️ Listening + Speaking

🎯 Lesson Goal

In this lesson, you will practice unit practice & review in a realistic office situation.

You will learn how to:

  • Use the main pattern for please check it.
  • Start the conversation politely
  • Give or confirm one clear detail
  • Respond after receiving an answer
  • Avoid a common workplace misunderstanding

💬 Workplace Dialogue

Situation: Alex handles an internal message, an email, and a short phone handoff.

Scene 1: The Workplace Situation

アレックス
お疲つかれさまです。会議かいぎの資料しりょうを送おくりました。ご確認かくにんをお願ねがいします。
Hello. I sent the meeting materials. Please check them.
佐藤さとう
承知しょうちしました。確認かくにんいたします。
Understood. I will check.
アレックス
明日あしたの会議かいぎは十時じゅうじからでよろしいでしょうか。
Would ten tomorrow be all right for the meeting?
佐藤さとう
はい、問題もんだいありません。
Yes, no problem.

Scene 2: Confirming the Next Step

アレックス
お電話でんわありがとうございます。HH Japanでございます。
Thank you for calling. This is HH Japan.
田中たなか
佐藤さとうさんをお願ねがいします。
May I speak with Sato-san?
アレックス
少々しょうしょうお待まちください。担当者たんとうしゃに確認かくにんします。
Please wait a moment. I will check with the person in charge.
田中たなか
お願ねがいします。
Thank you.

🔑 Key Phrases

ご確認かくにんをお願ねがいします。

  • Meaning: Please check it.
  • Use: Use in an internal message.
承知しょうちしました。

  • Meaning: Understood.
  • Use: Acknowledge politely.
〇〇でよろしいでしょうか。

  • Meaning: Would ___ be all right?
  • Use: Confirm in an email.
少々しょうしょうお待まちください。

  • Meaning: Please wait a moment.
  • Use: Use on the phone.
担当者たんとうしゃに確認かくにんします。

  • Meaning: I will check with the person in charge.
  • Use: Explain the next action.

🧭 How to Use

A. A safe workplace flow

  1. Start with 「すみません」 or the person’s name.
  2. Say 「ご確認かくにんをお願ねがいします。」.
  3. Add one useful detail.
  4. Listen, confirm, and say 「わかりました」.

B. Choose the right pattern

Situation Safe expression
Please check it. ご確認かくにんをお願ねがいします。
Understood. 承知しょうちしました。
Would ___ be all right? 〇〇でよろしいでしょうか。
Please wait a moment. 少々しょうしょうお待まちください。

C. Common Mistake

Common Mistake Do not stay silent or act when an important detail is unclear. Keep the message short, friendly, and suitable for the relationship.

D. Workplace note

  • Listen to the other person’s reply before adding another question.
  • Use a calm tone and choose a more polite form for supervisors or customers.

✏️ Practice

Practice A: Choose the Best Expression

1. You want to say: “Please check it.” a. ご確認かくにんをお願ねがいします。 b. 〇〇でよろしいでしょうか。 c. じゃあね。

2. You want to say: “Understood.” a. 承知しょうちしました。 b. 少々しょうしょうお待まちください。 c. じゃあね。

3. You want to say: “Would ___ be all right?” a. 〇〇でよろしいでしょうか。 b. 担当者たんとうしゃに確認かくにんします。 c. じゃあね。

Show Answers
  1. a | 2. a | 3. a

Practice B: Complete the Dialogue

A: すみません。________________________。

B: はい。

A: 承知しょうちしました。

B: わかりました。

Show Answers

ご確認かくにんをお願ねがいします。

Practice C: Use a Safer Workplace Expression

  1. わからない。 → ________________________
  2. Say politely: “Understood.” → ________________________
  3. Say politely: “Would ___ be all right?” → ________________________
Show Answers
  1. すみません、よくわかりません。 | 2. 承知しょうちしました。 | 3. 〇〇でよろしいでしょうか。

Practice D: Role-Play

Practice the office situation from the dialogue.

You: Get the other person’s attention and explain the situation. Partner: Give an answer or instruction. You: Confirm the next action and close politely.

⭐ Natural Japanese Upgrade

Upgrade 1

  • BASIC – お願ねがいします。
  • MORE POLITE / FORMAL – よろしくお願ねがいいたします。

Upgrade 2

  • BASIC – わかりました。
  • MORE POLITE / FORMAL – 承知しょうちいたしました。

✅ Mini Review

Remember these safe expressions:

  • ご確認かくにんをお願ねがいします。 — Please check it.
  • 承知しょうちしました。 — Understood.
  • 〇〇でよろしいでしょうか。 — Would ___ be all right?
  • 少々しょうしょうお待まちください。 — Please wait a moment.
  • 担当者たんとうしゃに確認かくにんします。 — I will check with the person in charge.

The safest pattern: Get attention → say 「ご確認かくにんをお願ねがいします。」 → add one detail → confirm the next action.

FAQ

Q. Is 「ご確認かくにんをお願ねがいします。」 polite enough at work?

Yes. It is a safe standard expression for coworkers and supervisors when used with a calm tone.

Q. What should I do if I still do not understand?

Ask one shorter question. You can also say 「すみません、もう一度いちどお願ねがいします」.

Q. Should I confirm the answer?

Yes. Repeat the key action, time, place, or person, then say 「わかりました」.

🗣️ Practice Ideas

  1. Practice the dialogue with a different office task.
  2. Change one detail and practice a short follow-up question.

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